Yıl sonlarında Mali Yıl Kapanışları için güncellenen bu eklenti sayesinde artık çok daha kolay ve hızlı bir şekilde yıl sonu kapanışlarını yapabilirsiniz. Bunlar için sistem gereksinimi olarak yapılması gereken tek şey kayıtların doğru olması ve yıl sonu için vergi hesabının yapılması. Mali yıl kapanışı hakkındaki sistemi ikiye ayırıp anlatmakta fayda var. İlk olarak otomatik olarak ayarlanmış 'Yapılandırma' kısmı, ikincisi ise nasıl mali yıl kapanışı yapılacağını anlatan 'Uygulama' kısmı.

Öncelikle Mali Yıl Kapanış eklentisinin yapılandırma kısmını inceleyelim.

Bunun için Muhasebe modülü içerisinde Yapılandırma bölümünde bulunan Mali Yıl Kapanışı>Kapanış Şablonlarına gitmemiz gerekir. Buraya girdiğimizde önümüze çıkan ekran da 'Mali Yıl Kapanışı' adında bulunan ve 7 Kayıt içeren bir şablon mevcuttur. Bu 7 şablon kapanış işleminin aşamalarını aktarmaktadır. Bunları da birazdan birer birer inceleyeceğiz.

Mali Yıl Kapanış Şablonunun içine girdiğimizde ise önümüze çıkan ekranda şablonun isminin olduğu ekran göreceğiz. Ayrıca hangi Hesap Planı için Mali Yıl Kapanışı uygulanacağını seçebilirsiniz (bazı firmalar birden fazla hesap planı ile çalışabilirler). Bunun yanında ismin hemen altında bir check-box göreceksiniz. Bu kutu hesaplarda bulunan taslak hareketlerin kontrol edilip edilmemesine karar verme kutusudur. Bu kutu işaretli ise hesaplamalarda taslak kayıtlar kontrol edilir ve var ise uyarı verilir. 

Bunların hemen altında ise 7 satırlık bir yapılandırma detayı göreceksiniz. Bu detaylardaki satırlar Gider Hesap Kapanışları, Gider Hesap Yansıtmaları, Gelir Hesap Kapanışları, Net Kar&Zarar, Net Kar&Zarar Virmanı, Mali Yıl Kapanış ve Mali Yıl Açılışı satırlarıdır. Bu satırların kendine özel kodları, gerekirse ters yapılandırma yapılacak hesap, uzlaştırmaya göre çalışıp çalışmayacağının seçili olduğu check-box, hareket türü ve yevmiye bilgilerini bulabilirsiniz. 

Bütün bu yapılandırma otomatik olarak yapılmış olup varsayılan olarak gelmektedir.  

Şimdi detaylı bir şekilde satırları inceleyelim. Satırların sırası hesaplama sırasında yapılacak işlerin sırasıdır. Mali Kapanış ve yeni yıl mali açılışı yapılmadan önce yapılması gerekenlerden oluşmaktadır. İlk satır Gider Hesapları Kapanıştır ve bu satırın detayında 700'lü gider hesaplarının yansıtma hesaplarına aktarım aşamasıdır. Yansıma hesaplarına göre bakiyeler belirlenecektir.

Ancak yıl içinde yansıma hesabı kullanılmayan durumlar için var olan ikinci satır mevcut. Bu satırın adı Gider Hesapları Yansıtmaları. Bu satırın detayında, yansıtmalar için bakiye oluşturulan hesaplar mevcuttur ve bu iki aşamadan sonra gider hesapları kısmı tamamlanmış ve gelir hesaplarına aktarılmış olur. 

Sistemde bu yapılandırma otomatik olarak oluşmuş olup tek yapılması gereken hesapların kontrolleri olmaktadır.  

Üçüncü satırın detayına indiğimizde, onun Gelir Hesaplarının Kapanışı olduğunu görüyoruz. 6'lı detay hesaplarının kapanış bakiyelerini 690000 hesabına aktaran bir yapılandırma satırıdır. İşlem kısmında da otomatik olarak bunu yapar. Gider toplamını da 690'lı hesaplara aktarmıştık. Şimdi gelir hesaplarını da tanımladıktan sonra total bir bakiye gelir-gider için hesapta bulunur ve aradaki farktan brüt olarak kârı-zararı bulmuş oluruz.

Burada yapılması gereken işlem ise vergi toplamının müşavir tarafından hesaplanıp sisteme eklenmesi olacaktır. Bunun için müşavirin 370000 hesabına vergi toplamlarını tanımladığı bir fiş oluşturması gerekmekte daha sonra 691000 hesabını seçip karşılığı oluşacaktır ve hesaplamalarda bu hesap kullanılacaktır. Fişi oluşturmak için Müşavir > Yevmiye Kayıtları yolundan 'Oluştur' butonunu kullanıp gerekli hesapları ve tutarları seçmeniz yeterlidir. İşlemlerin hepsinde yapılması gereken tek manuel iş budur. Bu işlemin sonucunda Net Kâr ve Zarar ortaya çıkacaktır. Buda dördüncü aşama olan Net Kâr&Zarar aşamasını oluşturmaktadır. 

Buraya kadarki kısmı özetleyecek olursak;

• 700'lü gider hesaplarını topladık ve yansıma hesaplarından toplam aldık. Eğer yansıma hesapları yoksa toplayıp hepsini 600'lü gelir hesaplarına aktardık.

• Daha sonra 600'lü hesaplara aktarılan gider hesaplarının üzerine, gelirlerimizi de ekledik ve bunları 690'lı hesaplara aktardık. Bu hesaplamadan sonra elimizde vergisi düşülmemiş (brüt) gelir hesabı kaldı.

• Daha sonra müşavir tarafından oluşturulması gereken bir vergi fişi oluşturduk (370000 hesapta alacak olarak 691000 hesaba borç olarak). 

Sıradaki ve dördüncü aşama Brüt Kâr&Zarar ile oluşturulan Vergi fişinin işlemi. Bu işlemde elimizde en son vergisi düşülmüş Net Kâr&Zarar kalacaktır. İşlemler 690'lı hesapta biriken gelir ve gider hesaplarının tümünden 691'li hesapta oluşan vergi fişinin hesaplanması ile gerçekleşir ve nihai olarak Net Kâr&Zarar elde etmiş oluruz.

Net Kâr&Zarar hesaplandıktan sonra sıradaki ve beşinci işlemimiz bu hesabın aktarılması, yani Net Kâr&Zarar hesabının aktarılması. 690 ve 691'li hesaplarda gerçekleşen bir işlem olan ve net olarak Kâr&Zararı elde ettiğimiz bu işlemi Mali Yıl Kapanışı için 590000 hesabına aktarılması gerekmektedir. Bu aşama da otomatik olarak gerçekleşir ve yapılandırması genel için uygundur. Net Kâr&Zarar Virmanı işlemi ile, hesaplanan gider hesapları ve gelir hesaplarından vergi de düşüldükten sonra 6 ve 7 'li hesaplar kapanmış olacaktır ve 5'li hesaba aktarılmış olacaktır

Sıradaki ve altıncı aşama Mali Yıl Kapanış aşamasıdır. Bu aşama diğerlerinden farklı bir yapılandırma özelliğine sahiptir. Uzlaştırma check-boxı işaretli bir haldedir ve bunun anlamı, kapama onayı sonrası, açılış hareketleri ile bu kapanış hareketlerinin otomatik olarak uzlaştırılacağıdır. Mali Yıl Kapanış sihirbazı, açık durumdaki tüm hesapların bakiyelerini hesaplar ve Mali Yılı kapatmış olur. Kapanış işlemi "Borç" ve "Alacak" türündeki hesaplarda İş Ortağı ve Döviz bazında yapılır.

Kapanmış bir Mali Yıldan sonra, yeni yıl için Mali Açılış yapılması gerekir. Mali Açılış aşamasının yapılandırmasında diğerlerinden farklı olarak 'Ters Yapılandırma' alanında Mali Kapanış seçimi yapılmıştır. Bunun anlamı, mali kapanış kaydının, ters kayıt yöntemi ile yeni yıla aktarılmasını sağlamaktır. Bu yüzden Mali Yıl Açılışında yıl sonundan devreden hesaplar kaldığı yerden devam ediyor olacaktır. Ayrıca 'uzlaştırma' check-box'ı, mali kapanış kayıtları ile yapılacağı için burada da işaretlidir.

Bu işlem gerçekleştikten sonra Mali Yıl Kapanışı ve Mali Yıl Açılışı işlemleri başarı ile tamamlanmış olacaktır. Tüm anlatılan yapılandırmalar otomatik olarak sisteme tanımlıdır ve istisna şartlar dışında geçerliliğini koruyacaktır. 

Sistemin nasıl çalıştığını öğrendik ancak henüz sistemi nasıl çalıştıracağımızı bilmiyoruz. Bu bölümde Mali Yıl Kapanış ve Mali Yıl Açılışlarından bahsedeceğiz ve çok hızlı bir süreçten sonra Açılış/Kapanış işlemlerini gerçekleştireceğiz.

Öncelikle Muhasebe modülü üzerinden Müşavir > Mali Kapanış yoluyla kapanış işlemlerini gerçekleştireceğimiz ekrana ulaşıyoruz. Bu ekranda daha önceden (varsa) oluşturulmuş mali yıl kapanışlarını tarih detayları ile birlikte görebiliriz. Ayrıca yeni bir Mali Kapanış oluşturmak için bu ekranın sol üst kısmında bulunan 'Oluştur' butonu yardımcı olacaktır.

Sağ kısımda hangi yılı kapatacağımızı, kapanacak mali yılın başlangıç ve bitiş tarihini ve  açılış yılının ilk gününü belirleyeceğimiz alanları görüyoruz. Bunun yanında 'taslak hareketleri kontrol et' kutusunu tıklarsanız hesaplama işlemi sırasında taslak hareket kalıp kalmadığını kontrol edecektir (Kontrol ve hesaplama işlemi daha fazla zaman alacağı için , işlemler daha önce kontrol edilmiş ise yapılmaması önerilir).

Oluştur butonuna bastıktan sonra önümüze gelen ekranda yapılacak olan Mali Kapanış Yılı oluşturma ekranında ve düzenlenebilir alanlar gelecektir. Öncelikle sol kısımda kapanışı adlandırmak gerekmekte. Daha sonra kapanış şablonu seçim kutusuna geldiğimizde otomatik olarak düzenlenmiş Mali Yıl Kapanışı şablonunu seçiyoruz. Bu şablon az önce yapılandırmasından bahsettiğimiz şablondur ve işleme hazır haldedir. Şablonu yükle dediğimizde otomatik olarak yapılandırılmış hareketler gelecektir ve sol üst kısımda hesapla butonu oluşacaktır. Bu buton yardımıyla vergi fişini de oluşturduktan sonra Mali Kapanışımızı hesaplamış olacağız.

Hesapla butonundan sonra yapılandırmalar doğrultusunda kapanış işlemi gerçekleşecektir ve işlemin sonunda sağ üst kısımda 2 akıllı buton belirecektir. Bu butonlardan birisi 'Yevmiye Kayıtlar' ikincisi ise 'Yevmiye Kalemleri' butonlarıdır. 

Yevmiye Kayıtları butonu içinde kapanış işleminin sırasına göre hangi yevmiyelerin kapandığına dair 7 aşamanın da detayını görebilir, herhangi bir aşamanın üstüne tıklayarak detayları inceleyebilirsiniz.

Yevmiye Kalemleri butonunda ise tüm hareket satırı detaylarını aşamalarına ayrılmadan görme ve inceleme şansına sahip olabilirsiniz. Ayrıca satırlara tıklayarak daha detaylı bir inceleme yapabilirsiniz. 

Hesaplama işleminden sonra yapılacak kontrollerin ardından herhangi bir hata yoksa sol üst kısımda belirmiş olan ' Onayla' butonu ile Mali Yıl Kapanışını tamamlayabilir, herhangi bir hata olduğunda ise gerekli düzenlemelerden sonra sol üst kısımda bulunan 'Yeniden Hesapla' butonu yardımı ile Mali Yıl Kapanış hesaplamasını yeniden gerçekleştirebilir ve sonrasında 'Onayla' ile Mali Kapanışı sonlandırabilirsiniz.