Odoo üzerinde E-fatura yapısı,  ticari iş akışına uygun olarak ve  kanunun belirtmiş olduğu gibi, normal faturadan farklı değildir ve aynı menü ve akışlar üzerinden çalışır. Diğer yazılımlarda olduğu gibi ayrı ekranlar veya ayrı havuzlarda birikmeden son derece canlı, akıcı ve kolay bir kullanıma sahiptir.

E-Fatura kullanıcısı olabilmeniz için öncellikle E-Fatura mükellefi olmanız gerekiyor. E-Fatura mükellefi iseniz Odoo sistemi üzerinden dilediğiniz gibi E-Fatura veya E-Arşivlerinizi oluşturabilir oluşturduğunuz faturaları karşı tarafa bildirebilirsiniz. Odoo E-Fatura uygulayıcısı GİB ile entegre çalışan bir özel entegratör ile çalışır ve faturalar oluşturulurken aynı zamanda bu sistem üzerinden vergi numaraları ve PK bilgileri kontrol edilir. Kontrol mekanizmaları çift taraflı olduğundan faturada hata payı oldukça azalır.

E-fatura sistemine geçiş yapmadan önce genel tanımda da anlatıldığı üzere firma bilgileri servis sağlayıcı yapılandırmalarını kayıtlı kullanıcı listesi oluşturma ve iş ortakları gibi bir takım yapılandırmalara gitmeniz gerekiyor. Öncelikle şirketinizin sisteminde E-Fatura veya E-Arşiv kullanımının açık olması gerekmektedir. Kullanıma açmak için Anasayfa>Ayarlar>Kullanıcılar & Firmalar>Şirketler kısmına girip "E-Fatura kullanımı" kısmını E-Arşiv ya da E-Fatura olarak tanımlamanız gerekiyor. 

Daha sonra Servis Sağlayıcı Yapılandırmalarını yapmanız gerekmektedir. Ayarlar> Kullanıcılar Firmalar> Şİrketler yolunu izleyip şirketinizin bilgilerini açtığınızda E-Fatura sekmesine geldiğinizde servis sağlayıcısı kısmından sağlayıcıyı seçebilirsiniz. Seçip kaydettiğinizde, servis sağlayıcınızın etkin olduğunu göreceksiniz.

E-fatura kayıtlı kullanıcı listesine faturalama uygulaması üzerinden Yapılandırma> E-Fatura Kayıtlı Kullanıcı Listesi yoluyla ulaşabilirsiniz. E-fatura sağlayıcılarını görüntülemek istiyorsanız ona da Yapılandırma>E-Fatura Sağlayıcıları yolundan ulaşmak mümkün. 

E-Fatura sağlayıcı ekranında sağlayıcı ayarları yapılır;

İsim: Kolay anlaşılabilir isim.

Kullanıcı Adı: Sağlayıcı tarafından verilen Webservis kullanıcı adı.

Şifre: Sağlayıcı tarafından verilen Webservis kullanıcı şifresi.

Müşteri Numarası: Sağlayıcı tarafından verilen Webservis müşteri numarası

Sağlayıcı: E-Fatura servis sağlayıcısı. Kullanılacak servis için gerekli eklenti kurulmalıdır.

Ortam: Test - Canlı. Servis sağlayıcının test ve canlı ortamını kullanmak için seçilir. 

Otomatik Kayıtlı Kullanıcı Güncelleme: İşaretlendiğinde sistem her gece servis sağlayıcı üzerinden kayıtlı kullanıcıları güncelleyecek ve mevcut işortağı kartlarında da gerekli güncellemeyi yapacaktır.

Otomatik Fatura Alımı: İşaretlendiğinde sistem, belirli periyotta sürekli ve otomatik olarak özel entegratör üzerinden fatura alımı yapacaktır.

Otomatik Fatura Durumu Güncelleme: İşaretlendiğinde sistem, belirli periyotta sürekli ve otomatik olarak özel entegratör üzerinden mevcut faturaların durumlarını güncelleyecektir.

Gelen Faturaların Satırlarını İçeri Al: İşaretlendiğinde sistem gelen faturalarda faturaların kalem bilgilerini de otomatik oluşan fatura içerisine aktaracaktır. Bu seçenek sipariş > irsaliye > fatura akışında belge bağlantılarının kopmaması amacıyla, ticari mal alım-satımı yapılan firmalarda kullanılmaz. Gelen kullanımı dışında, İş ortağı bazında da kullanım imkanı vardır. 

Fatura Satır Kontrolüne Zorla: İşaretlendiğinde gelen faturalarda faturanın satır kontrolünün yapılmasına zorlar.

Kullanıcıların Son Güncellenme Tarihi: Kayıtlı kullanıcı listesinin en son güncellendiği tarih bilgisini gösterir.

 E-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar menüsünde, özel entegratör tarafından belirli periyotlarda otomatik olarak güncellenmekte olan kayıtlı kullanıcılar listesi mevcuttur.

 Odoo üzerinde E-Fatura Kayıtlı Kullanıcıları servis sağlayıcı üzerinden otomatik olarak güncellendiğinde, İş Ortağı kartları 'da vergi numaraları üzerinden bakılarak sistem tarafından otomatik olarak güncellenir. Mevcut bir İş Ortağı Kayıtlı Kullanıcı olduğunda sistem "E-Fatura Kayıtlı Kullanıcı" alanını işaretli hale getirecek ve posta kutusu bilgisini ekleyerek öndeğer posta kutusu haline getirecektir.

Kayıtlı kullanıcı olarak seçili durumdaki İş Ortaklarında "Gelen Faturalarının Satırlarını İçeri Al" ve "Varsayılan E-Fatura Senaryosu" (Öndeğer:Temel Fatura) bilgileri manuel olarak tanımlanabilir.

E-fatura oluşturmak için öncelikle E-fatura veya E-arşiv kullanımınızı açmanız gerekmektedir. E-fatura veya e-arşiv kullanımını aktive ettikten sonra oluşturacağınız müşteri veya tedarikçi faturalarındaki "Teslimat Türü" alanı,  İş Ortağının E-Fatura Kayıtlı Kullanıcı olup olmamasına göre, "E-Fatura" - ""E-Arşiv" veya "Matbu" şeklinde oluşacaktır.

Fatura kullanımını E-Arşiv olarak belirleyen bir firmada fatura oluştururken müşteri E-Fatura kayıtlı kullanıcı değil ise,   aşağıda  kırmızı ok ile belirtilen kesimde görülebileceği gibi "E-Arşiv" olarak gelecektir.

 Odoo üzerinde E-Faturanızın durumları özel entegratör üzerinde otomatik güncellenmekte olduğu için, E-Faturanızın durumunu da Satış> Müşteri Faturaları ya da Satın Alma> Tedarikçi Faturaları form görünümünde tek tek veya liste görünümünde topluca görebilirsiniz. 

Odoo üzerinde gönderilen ve otomatik olarak gelen E-Faturalarınız otomatik olarak fatura ekine kaydedildiği için, istediğiniz zaman aşağıda kırmızı okla gösterilen Ek(ler) kısmından faturanızı PDF formatında indirebilirsiniz. Ayrıca E-Fatura XML dosyası da PDF içine gömülüdür ve destekleyen bir PDF reader ile istediğiniz zaman dışarı kaydedip açabilirsiniz.

 Odoo üzerinde E-Fatura gönderimi yaptığınızda, fatura üzerinde bulunan "E-Fatura" sayfasında, "E-Fatura Senaryorsu" - "Gönderici Birim" - "Posta Kutusu" "ETTN"(E vrensel tekil tanımlama numarası  ) - "E-Fatura Durumu" ve "E-Fatura Numaralandırma Sırası bilgilerini görebilirsiniz.

E-Arşiv olarak fatura göndermek istiyorsanız önce Ayarlar>Kullanıcılar&Firmalar>Şirketler yolunu izleyip kendi şirket bilgilerinizi düzenlemeniz gerekiyor. Aşağıdaki görselde de belirtildiği gibi E-Fatura kullanımı kısmında E-Arşiv seçeneğini seçtikten sonra, müşteriye ve tedarikçiye oluşturduğunuz tüm faturalar karşı tarafın E-Fatura kayıtlı kullanıcısı olmaması halinde, otomatik olarak sistem tarafından E-Arşiv olarak gidecektir.